Dans un premier temps, il est important de distinguer un intranet d’un extranet. Un intranet est accessible uniquement sur votre lieu de travail alors qu’un extranet peut être consulté n’importe où. On se connecte à l’un ou à l’autre grâce à un identifiant et un mot de passe personnels.

Un intranet est aujourd’hui un outil d’information et de services indispensable pour la communication interne d’une entreprise. C’est une porte d’entrée qui permet de consulter l’actualité de votre entreprise, d’accéder à tous vos outils internes (messagerie, agenda, outil de rendez-vous, etc.) et de télécharger un bon nombre de documents utiles au quotidien de vos collaborateurs.

Vous êtes bien entendu libres de proposer le contenu que vous souhaitez sur votre intranet, mais certains documents sont attendus par la communauté. Par exemple, toutes les informations concernant les ressources humaines, les informations juridiques, financières et institutionnelles doivent être disponibles.

Pour accroitre le nombre de connexions sur votre intranet, postez-y vos actualités. Prévoyez une section « actualité interne » où vous pourrez publier tous vos articles. Vous pouvez également utiliser des mots clés pour chaque article pour les regrouper selon des thématiques.

Si vous voulez mettre en place un intranet, n’oubliez pas que pour emporter l’adhésion de tous, il devra s’adapter à l’utilisateur et non l’inverse. N’hésitez pas à solliciter des panels d’utilisateurs pour construire le projet. Faites une enquête interne pour recenser les besoins et les attentes des utilisateurs. Une fois l’intranet en place, accompagnez le changement et mettez en place des tutoriels pour expliquer comment l’utiliser et surtout pourquoi l’utiliser.

Si vous souhaitez que vos personnels s’approprient rapidement l’outil, il ne faut pas hésiter à offrir des fonctionnalités uniquement sur votre intranet : annuaire interne, moteur de recherche, agenda partagé, chat interne, forums, vidéothèque, photothèque, etc. Il ne faut pas hésiter à innover à travers vos outils et vos services. Une phase de test est souvent recommandée pour ajuster l’intranet une fois qu’il est en ligne. Vous pouvez aussi mettre en place un chat en direct pour que les collaborateurs puissent vous faire leurs suggestions d’amélioration directement.

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