Les Ambassades et Consulats sont les premières fenêtres ouvertes sur le pays qu’ils représentent à l’étranger. Ils véhiculent la première image qu’un potentiel visiteur ou investisseur aura du pays. Nous vivons dans un monde digitalisé où le premier contact entre une représentation diplomatique et ses clients commence sur Internet. C’est là qu’on va vérifier si un visa est requis pour se rendre dans tel ou tel pays et quelle est la composition du dossier de demande.

Il y a donc nécessité d’avoir une présence web efficace que beaucoup de représentations diplomatiques notamment africaines ont du mal à assurer faute de moyens, d’outils et d’expertise. Leurs clients sont ainsi obligés de contenter des bribes d’informations souvent obsolètes ramassées ça et là sur internet. Des appels téléphoniques et des emails sont souvent nécessaires pour prendre rendez-vous, demander des informations, confirmer la localisation géographique, … Si les numéros téléphoniques sont correctes dans la plupart des cas, les adresses emails, elles, sont loin de l’être ; les emails envoyés tombent souvent nulle part. Des déplacements physiques, des allers-retours sont souvent nécessaires au potentiel visiteur pour se mettre en règle avant son déplacement.

Ces inefficiences sont intolérables au 21ème siècle ; elles dégradent l’image des pays à l’étranger et ont un coût d’opportunité élevé. A l’ère où les pays se battent pour attirer touristes et investisseurs, les représentations diplomatiques se doivent d’augmenter leur qualité de service pour faciliter la vie des visiteurs. Par « Faciliter la vie du visiteur », il faut entendre ici permettre un accès facile aux informations pertinentes et à jour sur le pays et les procédures notamment consulaires. Il s’agit aussi pour la représentation diplomatique d’être efficace et efficiente dans ses opérations au quotidien.

Par ailleurs, comme leur nom l’indique, les représentations diplomatiques représentent leur pays à l’étranger. De ce fait, elles se doivent d’augmenter la visibilité de leur pays, de communiquer efficacement sur sa présence. Elles sont le premier mécanisme de promotion du pays à l’extérieur, ce sont de véritables leviers des opportunités.

En tant que tête de pont de son pays à l’extérieur, la représentation diplomatique est le premier point de contact avec la diaspora locale. Elle est le trait d’union entre le pays et sa diaspora et cette relation doit être menée avec la plus grande responsabilité et efficacité. Malheureusement, cela n'est pas toujours le cas notamment en ce qui concerne beaucoup de pays africains. Quand on sait que le Ministère des Affaires Étrangères est un ministère stratégique bénéficiant d’un budget important, on ne peut s’empêcher dans se dire « Quel gâchis ! ».

De la solution e-Diplom@tix ...

La solution e-Diplom@tix, solution web robuste, cross-plateformes, agile et évolutive a été développée pour adresser ce problème. Technologie propriétaire, e-Diplom@tix est une solution multi-sites permettant aux ambassades et consulats d’animer leur présence web, de mieux servir leurs clients et de jouer efficacement leur rôle dans la promotion du pays à l’étranger. Sobre, élégant et personnalisable, e-Diplom@tix offre aux Ministères des Affaires Étrangères, aux Ambassades et Consulats, une solution clé en main avec les fonctionnalités diverses et variées comme :

Présentation Officielle : Permet de présenter l’ambassade ou le consulat aux visiteurs. Elle permet de mettre à leur disposition des informations pertinentes et à jour sur les contacts (email, téléphone, fax, …) et la localisation géographique, les horaires d’ouvertures, les jours fériés. Ainsi les visiteurs connaissent mieux la représentation qui gagne ainsi en image et en transparence.

Présentation des Services : Cette fonctionnalité permet de présenter les différents services constituant la représentation diplomatique. La mission, la localisation géographique ainsi que le personnel des services peuvent être communiqués grâce à cette fonctionnalité. Le principal avantage est la transparence qu’elle apporte à l'organisation de la représentation diplomatique. Elle permet à la diaspora de mieux connaître son Ambassade ou son Consulat. Le contact direct d'un service est aussi possible conduisant ainsi à plus d’efficacité et de rapidité dans la communication avec la représentation diplomatique.

Gestion des Publications : Permet de rédiger et de publier facilement des articles ou notes d’information sur le site avec la plus grande autonomie et flexibilité. Ainsi, une ambassade pourra communiquer sur ses activités de représentation dans la rubrique « Actualités de l’Ambassade ». Elle pourra aussi permettre à la diaspora d’animer la rubrique « Actualité de la Diaspora ».

Quelques exemples d’utilisation : Actualités de l’Ambassade, Actualités diplomatiques, Actualités des étudiants, …

Gestion des Documents : Cette fonctionnalité permet de charger et de mettre des documents (.pdf, .xls, .doc, .jpg, …) à la disposition des utilisateurs de la plateforme.

Quelques exemples d’utilisation : Mise à disposition des Communiqués du Conseil des ministres, Mise à disposition de Communiqués officiels, Diffusion de Textes officiels, Formulaires associés aux démarches consulaires, …

Gestion des Profils : Permet de créer et de diffuser facilement n’importe quel profil jugé utile. La liste du personnel de l’Ambassade et la liste des membres du gouvernement peuvent être élaborées très rapidement grâce à cette fonctionnalité. La représentation diplomatique gagne alors en transparence et se prémunit contre les usurpations d’identité.

Quelques exemples d’utilisation : Liste du personnel de l’Ambassade, Liste des profils clés du Ministères des Affaires Étrangères, Liste des membres du gouvernement, ...

Gestion de la Messagerie : Permet de rentrer facilement en contact avec l’ambassade ou le consulat avec la certitude que le message envoyé arrive à bon port. Les avantages tirés de cette fonctionnalité sont notamment une facilité de communication avec la représentation diplomatique, une professionnalisation des échanges.

Quelques exemples d’utilisation : Demande d’informations ou de conseils, Prise de contact, …

Gestion des Contacts & Newsletters : Permet de collecter les adresses des utilisateurs en vue de les informer par mail (newsletters) de façon régulière ou au besoin. Le message est alors envoyé à des centaines d’emails en un clic. Cette fonctionnalité apporte une efficacité dans la communication avec les utilisateurs de la plateforme, une meilleure animation de la communication et de la rapidité dans la diffusion.

Quelques exemples d’utilisation : Diffusion de Communiqués officiels importants, Diffusion d’informations urgentes par newsletter à la diaspora, Message d’information sur des changements au sein de l’Ambassade, ...

La prise de rendez-vous en ligne, la messagerie instantanée, l’inscription consulaire et la demande électronique de visa sont autant d’autres fonctionnalités proposées dans e-Diplom@atix.

En résumé, les représentations diplomatiques africaines sont actuellement mal outillées en systèmes d’information pour jouer pleinement leur rôle de promotion et de défense des intérêts de leur pays à l’étranger. La plupart d’entre elles ne dispose pas d’une présence web. Quand bien-même cette présence web venait à exister, elle ne respecte pas souvent les derniers standards en matière de technologie web :

• Le site n'est pas "responsive-design" c'est-à-dire qu'il ne s'adapte pas aux écrans des mobiles et tablettes,
• Le site est trop lent et inaccessible par moment,
• Le site a un design peu élégant, un peu chargé et les proportions des images ne sont pas respectées,
• Le site est vide avec très peu de contenu intéressant,
• ...

Parlant de sites ne respectant les derniers standards en matière de technologie web : http://www.ambacamrabat.ma/accueil/, http://www.ambaburkinafaso-ch.org/spip.php?rubrique7&lang=fr, http://www.ambassadeduburkina.be

e-Diplom@tix, solution propriétaire efficace, robuste, évolutive, accessible partout dans le monde et sur toutes les plateformes a été développée pour permettre de :

• Augmenter la qualité du service des représentations diplomatiques (services consulaires, …)
• Augmenter la visibilité du pays à l’étranger - Communiquer efficacement sur sa présence
• Véhiculer l’image d’un pays organisé et au rendez-vous avec son époque (21ème siècle)
• Véhiculer une image unifiée et harmonieuse du pays avec une identité visuelle web unique
• Exposer le potentiel économique, touristique et culturel du pays
• …

e-Diplom@tix est déjà en utilisation chez l’Ambassade du Burkina Faso au Maroc (ma.ambaburkina.org) depuis plus d’une année déjà. Elle sera déployée pour d’autres Ambassades et Consulats Burkinabés à travers le monde dans les mois à venir.

Au sein du Pôle Systèmes d’Information chez Wedmas Lab, nous réfléchissons à divers usages innovants des Systèmes d’Information pour appuyer la réflexion économique des États. Comment gagner en compétitivité par un usage ingénieux et original des technologies de l’information ?

Les remarques et suggestions des lecteurs de cet article sont les bienvenues. Likez, Commentez, Partagez …